— Rekisteriseloste —

1. Rekisterinpitäjä

MindWell Horses/Leena Hakala (y-tunnus: 2621550-1)

Löytömäentie 586, 63800 Soini

leena.mindwell@gmail.com, info@mindwellhorses.com

p. 040 139 2583

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Leena Hakala

p. 040 139 2583

leena.mindwell@gmail.com, info@mindwellhorses.com

3. Rekisterin nimi

MindWellin/Mindwell Horsesin asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaalla tarkoitetaan tässä rekisterissä MindWellin/MindWell Horsesin palveluita käyttävää henkilöä.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

- Henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

- Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (PotL 785/1992), henkilötietolaki (523/1999,10§), laki lastensuojelusta (683/1983) ja muutos (139/1990), lastensuojeluasetus (1010/1983) ja laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (599/1994, 2§ ja 5§)

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen (ajanvaraus, suunnittelu, toteutus, seuranta ja laadunvalvonta) ja hallinnointi, palveluiden laskuttaminen, tietojen käyttäminen ammatinharjoittajan toiminnan tilastointi-, seuranta- ja markkinointitarkoituksiin sekä asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuksien toteuttaminen. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Asiakasrekisteri koostuu asiakirjoista ja/tai teknisistä tallenteista. Rekisteriin merkitään asiakkaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot (laki potilaan asemasta ja oikeuksista sekä STM:n asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009)).

- Perustiedot (nimi, sosiaaliturvatunnus ja yhteystiedot, tarvittaessa työnantaja)

- Asiakaskertomustiedot (mm. käyntitiedot, suunnitelmat ja toimenpidesuositukset, psykologin laatimat asiakirjat, esim. lausunnot/yhteenvedot/lähetteet/selvitykset, yhteistyötahotiedot ja asiakirjamerkinnät)

- Laskutustiedot (asiakkaan nimikirjaimet, käyntipäivä, käynnin/palvelun hinta

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot hankitaan asiakkaalta itseltään ja/tai omaisilta (asiakkaan luvalla). Toiselta toimintayksiköltä/hoitotaholta, esim. lastensuojelusta ja sairaalasta, voidaan hankkia tietoa asiakkaan/huoltajan kirjallisella suostumuksella. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä (HetiL, PotL) ja ammatinharjoittajalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Rekisteristä ei tehdä säännönmukaisia henkilötietojen luovutuksia. Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaan kirjallisella suostumuksella sekä laissa määritetyt poikkeustilanteet huomioiden (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 §). Potilaslain 9 § 2 mom. antaa alaikäiselle mahdollisuuden kieltää tietojen antamisen tietyin edellytyksin. Asiakkaalla tarkastusoikeus kaikkiin niihin tietoihin, joita hänestä on talletettu (Henkilötietolain 26 ja 28 pykälä sekä laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) § 11 ja 12)). Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä (HetiL, PotL). Asiakkaan tietoja saa käsitellä vain rekisteriselosteessa mainittu ammatinharjoittaja, jota sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Manuaalinen rekisteri on huolella suojattu ja se säilytetään lukitussa kaapissa (ns. "kahden lukon takana"). Sähköinen rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Ulkoista yhteyttä valvotaan palomuurein.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja markkinointia varten. Kielto merkitään rekisteriin. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).